Artículos · 14 de septiembre de 2026 · 6 minutos de lectura
Cómo calcular el retorno de la IA en tu empresa
Te proponen una herramienta de inteligencia artificial por seis mil euros y no sabes si vale la pena. La cuenta cabe en una hoja: lo que ahorras, lo que cuesta a tres años, lo que cuesta un error y lo que cuesta dejarla. Sin fe y sin promesas.
En este artículo
Seis mil euros por una herramienta que lee los pedidos que llegan por correo y los mete en el programa de gestión. La propuesta dice que ahorra tiempo, que mejora la calidad y que se amortiza rápido. No dice cuánto tiempo, ni qué calidad, ni cuándo.
No es mala fe. Es que la cuenta no la ha hecho nadie, y el que vende no tiene motivos para hacerla. Tú sí.
La cuenta cabe en una hoja
No hace falta un modelo financiero. Hace falta una hoja con cuatro líneas y la disciplina de escribir al lado de cada número de dónde sale. Si no cabe en una hoja, conviene preguntarse por qué.
- 1Lo que cuesta hoy hacerlo a manoVeces al mes, minutos por vez, coste de la hora de quien lo hace. Coste de empresa, no sueldo bruto. Y por doce.
- 2Lo que cuesta la herramienta, a tres añosEl precio de la propuesta es el primer año. Faltan las licencias del segundo y del tercero, la integración que «ya está incluida» y quien la mantiene.
- 3Lo que cuesta un errorLa línea que nunca está. Cuántos errores al mes, cuánto cuesta cada uno y quién los revisa antes de que salgan.
- 4Lo que cuesta dejar de usarlaSi dentro de dos años quieres cambiar, ¿los datos salen en un formato que otro pueda leer? ¿La integración sirve para otra herramienta? ¿Hay permanencia?
Tres años es el plazo honesto. A un año casi nada sale a cuenta, porque la puesta en marcha pesa demasiado. A cinco, nadie sabe qué herramienta seguirá existiendo.
La línea que nunca está: el error, y quién lo revisa
Una herramienta de estas se equivoca menos que una persona en las tareas repetidas, pero se equivoca de otra manera: el mismo error, muchas veces, sin que nadie lo vea hasta que alguien lo ve. Un pedido mal leído que se sirve mal cuesta el transporte de ida y vuelta y una llamada incómoda. Veinte pedidos mal leídos en una semana, porque el proveedor cambió el formato de su albarán, cuestan un cliente.
De las cuatro líneas, esta es la que más se mueve cuando se discute, y depende de una sola decisión: si alguien revisa antes de que el resultado salga, o después. Con revisión antes, el coste del error es el tiempo de la revisión, dos minutos por pedido. Sin revisión, es el del pedido servido mal. La primera opción hace la cuenta más pequeña y más segura. La segunda la hace más grande en el papel y más cara en la realidad. Casi todas las propuestas asumen la segunda sin decirlo.
Una persona se equivoca de vez en cuando. Una herramienta se equivoca siempre igual hasta que alguien la mira.
Un ejemplo que sale a favor y otro que sale en contra
Una distribuidora de material de fontanería de treinta y cinco personas recibe 450 pedidos al mes por correo: en PDF, en Excel o escritos en el cuerpo del mensaje. Cada uno lleva siete minutos a una administrativa de pedidos cuya hora le cuesta 20 € a la empresa: 25.000 € brutos al año, más la Seguridad Social de la empresa, entre unas 1.650 horas de trabajo efectivo. Es la regla para cualquier coste por hora de esta hoja.
Entrada de pedidos, a tres años Hoy a mano 450 pedidos/mes × 7 min × 20 €/h × 36 meses 37.800 € Herramienta 6.000 + licencia 2 × 2.400 + integración 1.800 12.600 € Revisión antes de servir 450 pedidos/mes × 2 min × 20 €/h × 36 meses 10.800 € Errores que se escapan a la revisión 2 al mes × 45 € × 36 meses 3.240 € Diferencia 11.160 € a favor Según la propuesta, sin revisión ni errores 25.200 € a favor
La propuesta promete 25.200 €. La cuenta honrada da 11.160 €. Sigue saliendo a cuenta, pero la mitad.
La misma empresa recibe otra propuesta, de una herramienta distinta, que redacta los contratos de distribución con sus clientes. Se firman cuarenta al año. Los redacta el director comercial, cuya hora cuesta 45 € a la empresa, y tarda una hora en cada uno. La herramienta cuesta 3.000 € el primer año y 1.200 € los siguientes. Y cada contrato hay que revisarlo veinte minutos, porque un contrato mal redactado no cuesta un transporte: cuesta una discusión con un cliente durante años.
Contratos de distribución, a tres años Hoy a mano 40 al año × 1 h × 45 €/h × 3 años 5.400 € Herramienta 3.000 + licencia 2 × 1.200 5.400 € Revisión de lo que redacta 40 al año × 20 min × 45 €/h × 3 años 1.800 € Diferencia a tres años 1.800 € en contra Diferencia a cinco años 1.800 € en contra
No mejora con el tiempo: lo que ahorra cada año, 1.800 €, se va entero en la licencia y en la revisión. Nunca recupera el primer año. La respuesta correcta es una plantilla mejor, que cuesta una tarde.
Descubrirlo en una hoja cuesta una hora. Descubrirlo en el mes cuatro cuesta la propuesta entera y la confianza de la plantilla en la siguiente.
Los supuestos se escriben, no se creen
Siete minutos por pedido. Dos errores al mes que se escapan a la revisión. Licencia de 2.400 € al año desde el segundo. Cada número es una apuesta, y una apuesta escrita se puede discutir. Una apuesta en la cabeza del vendedor, no. La regla práctica: al lado de cada número, de dónde sale. «Medido durante una semana». «Dato del proveedor». «Estimación nuestra». Cuando el número falle, se sabrá cuál.
Y hay tres formas de engañarse con la hoja, por orden de frecuencia:
- Contar solo el primer año.
- Contar horas que no se recuperan: si nadie va a hacer nada distinto con el tiempo ahorrado, no se ha ahorrado nada.
- Olvidar quién mantiene la herramienta: toda herramienta tiene un dueño dentro de la empresa, o se muere en silencio cuando cambia algo fuera.
Si la cuenta no cabe en una hoja, el que te la presenta no quiere que la hagas.
Lo que hace un asesor con esta hoja, y lo que la hoja no decide
Lo mismo que tú, con dos diferencias. La primera es que la hace para varias tareas a la vez y las ordena. Es lo que un Diagnóstico Esencial entrega a partir de 2.400 €: cada caso con su número y sus supuestos escritos para que los discutas. La segunda es que la hace sobre propuestas que no son suyas. Cuando ya tienes dos o tres presupuestos, una Segunda opinión, 750 € y una semana, es esta hoja aplicada a cada propuesta con criterio independiente. Y si ninguna sale a cuenta, el informe lo dice.
La hoja dice si sale a cuenta. No dice si conviene. Hay inversiones que salen a cuenta y que no conviene hacer todavía, porque el proceso que automatizan no está definido, o porque la persona que lo hace es la única que sabe cuándo algo está mal. Ese criterio no está en ninguna hoja. Está en la empresa. La hoja solo sirve para que la conversación empiece por los números y no por la fe.
Lo que ahorras, lo que cuesta a tres años, lo que cuesta un error y lo que cuesta irte. Cuatro líneas. Todo lo demás es promesa.
Publicado el 14 de septiembre de 2026 y actualizado el 5 de octubre de 2026. Los datos normativos, las cifras y los precios son los de esa fecha y pueden haber cambiado. Los precios no incluyen IVA. Es información general, no asesoramiento jurídico: antes de decidir, confirma tu caso.